Vind je gesprekken met je leidinggevende aan een bureau saai en niet meer van deze tijd? Het kan ook anders, zo zien we in Zoetermeer. Daar organiseerden twee leidinggevenden resultaat- en ontwikkelingsgesprekken (R&O-gesprekken) in Ibiza-stijl, om op een ontspannen manier met hun collega’s in gesprek te gaan.

Hoe voer je een goed gesprek, zonder dat een medewerker zich voelt als een verdachte tijdens een verhoor? Die vraag hield Tanja Wassenaar en Alissa de Winter, Operationeel Experts van basisteam Zoetermeer, bezig toen zij de R&O-gesprekken met de wijkagenten aan wie zij leiding geven voorbereidden. In die gesprekken moesten natuurlijk werkafspraken zoals wijkscans, verwevenheid van het wijkzorgproces en teamafspraken aan de orde komen. Maar er moest ook veel ruimte zijn om de gesprekken persoonlijk te maken.

‘We kwamen er al snel achter dat het politiebureau van Zoetermeer ‘te klein’ was om de  gesprekken te voeren op de manier die wij wilden, aldus Alissa. Gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers worden door de waan van de dag vaak tussen afspraken en meldingen door in de pantry of in een verhoorkamer gevoerd, maar dat wilden zij en Tanja juist niet. ‘We hadden grootse ideeën met een setting in Ibiza-stijl. Het leek ons leuk om de wijkagenten op te halen en naar een groene omgeving in hun wijk te rijden om daar de gesprekken te voeren’. Zo zou het gesprek op een ontspannen manier gevoerd kunnen worden, zonder dat de waan van de dag het verloop zou beïnvloeden.

Met een in Ibiza-sferen omgetoverde politiebus gingen Tanja en Alissa de afgelopen weken meerdere dagen de wijken van hun wijkagenten in. Naar locaties waar zij zo min mogelijk gestoord zouden worden. Dankzij het prachtige weer konden de gesprekken buiten, voor de bus, worden gevoerd. In de natuur, onder een parasol, terwijl de vogeltjes op de achtergrond aan het fluiten waren. Lampjes, loungemuziek, bloemen en een koud drankje maakten de zomerse sfeer van de ‘R&O-bus Ibiza Style’ compleet. Deze setting zorgde volgens Tanja en Alissa voor mooie en open gesprekken met hun collega’s, die niet in uniform, maar in burger bij de gesprekken verschenen. ‘De sfeer was ongedwongen’.

Lees verder onder de foto.

Buiten de muren van het politiebureau

Het is niet de eerste keer dat de R&O-gesprekken in Zoetermeer buiten de muren van het politiebureau gevoerd zijn. Vorig jaar mochten collega’s van Tanja en Alissa zelf aangeven waar ze hun gesprek wilden voeren. ‘Toen hebben we onder andere gesprekken gevoerd op een terrasje met een kop koffie en werden we uitgenodigd op de wijkpost’, blikt Tanja terug.

Dat er ook sceptisch gekeken werd toen zij en Alissa met de politiebus in Ibiza-stijl bij het politiebureau parkeerden, begrijpen zij. Tanja: ‘Niet iedereen is hier voor in, ook met het oog op capaciteitsmanagement. En dat snapten wij, maar juist de persoonlijke gesprekken zorgen dat medewerkers zich gehoord voelen. Wij geloven er echt in dat dat mede bijdraagt aan duurzame inzetbaarheid. Zodra men hoorde over deze visie, werd het merendeel van de sceptici toch enthousiast’.

Gerard Kiffen is een van de wijkagenten die zijn R&O-gesprek voerde in Ibiza-stijl. Buiten, in recreatiegebied Noord Aa. Gerard werkt al jaren bij de politie en heeft zodoende de nodige gesprekken op het bureau gevoerd, maar over deze nieuwe setting is hij zeker te spreken. De wijkagent vroeg zich in eerste instantie best even af waar zijn leidinggevenden  mee bezig waren. ‘Maar ik heb het gesprek op deze manier als heel goed ervaren. Deze setting zorgde voor een leuke sfeer waarin we op een ontspannen en lossere manier konden praten.’

Waardevollere gesprekken

En dat is precies wat Tanja en Alissa wilden bereiken. Dit soort gesprekken worden nog weleens als beladen gezien. Tanja en Alissa wilden de gesprekken op deze manier persoonlijker en meer ontspannen maken. Met als resultaat veel echtere en waardevollere gesprekken die ook over de collega als mens gingen en niet alleen maar over het behaalde resultaat.

Om ook op persoonlijk niveau de diepte in te kunnen gaan, kregen de wijkagenten de vraag om vooraf na te denken over hun motivatie om bij de politie te gaan werken en over wat nu hun drijfveer is als wijkagent. Antwoorden op deze vragen zorgden volgens Tanja en Alissa voor mooie, maar soms ook voor confronterende gesprekken.

‘Wij geloven oprecht dat het resultaat wel komt als iemand gelukkig is in zijn of haar werk en voelt dat hij of zij gewaardeerd en gezien wordt. Natuurlijk houden we ook de focus op de resultaten. Maar met het tekort aan capaciteit dat er is, moeten we niet verzanden in snelle gesprekken, maar werk blijven maken van aandacht aan collega’s als mensen’, besluit Tanja.